Devem possuir um certificado digital todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido, tudo porque elas são obrigadas a emitir NF-e. Ou seja: todo mundo que expede nota, nas operações de venda de mercadorias que têm à incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS, está obrigado a se certificar. Ponto final!

Outra: a maioria das declarações pleiteadas pela Receita Federal do Brasil – RFB para as empresas tanto do Lucro Real quanto do Presumido exigem a certificação.

As empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de três empregados também têm que ter a ferramenta.

Sem o Certificado, as empresas ficam impedidas de enviar ao governo as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Uma empresa do Super Simples, por exemplo, não terá condições de remeter a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – Gfip e o eSocial, ficando sujeita a multas e sanções administrativas.

Até os microempreendedores individuais que emitem NF-e de alguns Estados se não estiverem devidamente certificados, terão problemas na hora de despachar as suas mercadorias, principalmente se as vendas forem feitas pela Internet.

Outra desvantagem para a empresa que não utilizar o certificado digital é a impossibilidade de transmitir as declarações das obrigações acessórias, não conseguindo pagar os tributos exigidos por lei. Se não cumprir com o pagamento de tributos, terá que pagar multas. Neste caso, a multa é de 20% do imposto que não for declarado, sendo o valor de, no mínimo, R$ 500.

No caso do lançamento de NF-e, a multa é sobreposta sobre o comprador — isso torna a finalização de negociações mercatórias mais dificultosa para o estabelecimento.